「手順書を更新しました」と連絡が来ても、担当者が知りたいのは、明日からどの手順を変えればよいかです。AIに新版だけを渡すと、新しい手順は要約できますが、どこが変わったかは旧版と照合できません。差分を拾う作業と、仕事への影響を言葉にする作業を分けると、見落としを確認しやすくなります。
目次：知りたいところから読む
この記事でわかること
- 旧版・新版を取り違えない準備とWordでの比較
- 締切、対象、例外の変更を整理する依頼文
- 原文と照合して、変更連絡に使えるか判断する方法
旧版は「いま使っている版」を選ぶ
担当者が最後に編集したファイルと、現場で正式に使っているファイルは同じとは限りません。比較の前に、旧版は現在の運用版、新版は今回比較したい改訂版と決め、文書名・版番号・適用日・承認状況を控えます。新版に適用日がなければ「適用日未確認」と書き、ファイルの更新日から推測しません。
比較できるファイルを両方入手したら、Windowsデスクトップ版のWordでは「校閲」の「比較」から、元の文書と変更された文書を指定できます。比較結果を新しい文書に表示する設定で、原本と区別して保存します。Microsoftの案内では、比較対象としてテキストの変更や書式などを選べます。書式だけの修正が多いときは、実務上の変更を探すためにテキスト差分を先に見ます。
PDFや画像しかない場合は、文字の抽出時点で表や注釈が抜けることがあります。差分を確かめたい箇所はページを指定して原本を開き、表の見出し、脚注、画像内の文字を目で見比べます。
同じ「更新」でも、担当者への影響は違う
次は架空の備品申請マニュアルです。各項目の記載を抜き出して並べると、文面の変更から仕事への影響を読み取れます。
| 確認する場所 | 旧版 | 新版 | 担当者が見る点 |
|---|---|---|---|
| 2.1 締切 | 毎週金曜17時 | 毎週木曜17時 | 定例のリマインダーをいつ切り替えるか |
| 2.2 対象 | 正社員 | 正社員・契約社員 | 契約社員にフォームの利用権限があるか |
| 3.1 例外 | 緊急時は電話で連絡 | 緊急時はチャットで連絡 | 担当チャンネルと連絡可能な時間帯 |
| 表紙の適用日 | 記載あり | 記載なし | 新しい手順を始める日を確認する |
たとえば「対象に契約社員が追加された」は原文から読めます。「契約社員全員がフォームを開ける」は権限設定を別に確かめる必要があります。変更の説明と、運用前に確認すべきことを分けておけば、告知の段階で未確認の条件を確定事項として伝えずに済みます。
AIに依頼する文の例
機密情報を含む場合は、利用が許可された環境で必要な抜粋だけを使います。AIに渡す抜粋には、旧版と新版のラベル、節番号、比較で見つけた変更箇所を残します。
以下の旧版・新版の抜粋を比較し、担当者が対応を変える箇所を整理してください。
各変更について、節番号、旧版の該当文、新版の該当文、
変更の種類（追加・削除・置換）、担当者への影響、未確認事項を表にしてください。
締切、対象者、例外条件、適用日を優先してください。
原文で分からないことは「要確認」と記載し、どちらの版にもない条件を補わないでください。
抜粋で見ていない箇所については、変更の有無を判定しないでください。
旧版（版番号・節番号）：…
新版（版番号・節番号）：…比較結果が長いなら、担当者へ知らせる文を作る前に「日付」「担当」「例外」で分類します。最後に「いつから」「誰が」「何をするか」が確認できた変更だけを連絡文へ移します。
見落としを減らす最後の照合
AIの表を読んで終えると、抜粋に入らなかった削除や脚注を見逃します。元の比較結果へ戻り、表に拾われなかった差分を上から見ます。特に「ただし」「のみ」「まで」は短い語ですが、条件を変えます。適用日や承認が決まっていない場合は、変更予定と現在の手順を区別して記録します。
公式情報と関連記事
情報確認日：2026年11月4日。備品申請の例は架空です。