AIに文章を書いてもらったら、間違いではないけれど、どうも自分の言葉に見えない。「重要です」「可能性があります」が続き、結局何をしてほしいか分からない。そんな文章は、仕事で送る前にもう一段整えたいところです。
直す入口は、「人間らしくして」と頼むことだけではありません。誰が読むか、何を伝えるか、どの事実を残すかを決め、抽象的な言葉や不要な説明を具体的に直します。自然な文章に整えるときも、日付・数字・約束・未確定事項の意味を保つことが大切です。
この記事では、架空の社内案内とメールを使い、修正前後を示します。AI判定器を通すための方法や、実在する人の体験を作る方法ではありません。
目次：知りたいところから読む
この記事でわかること
- 堅い・抽象的・長い文章の、どこを直すか
- 事実を変えず、読み手に伝わる文章へ整える依頼例
- 最後に自分で確認する数字・約束・語調
「AIっぽい」を、直せる言葉に置き換える
AIっぽさの感じ方は人によって異なります。箇条書きや丁寧な言葉を一律に消すより、読みにくい箇所を特定しましょう。
- 結論が遅い：何の案内か、最初の段落で分からない。
- 抽象的：重要性や効果の説明が続き、具体的な行動が見えない。
- 過剰に丁寧：短い連絡にも長い前置きが付いている。
- 同じ説明が重なる：言い換えながら何度も同じ結論を述べる。
- 断定が強い：予定や提案が、約束や確定事項へ変わっている。
これは編集部の確認軸です。「この言葉があるからAIが書いた」と判定する基準ではありません。文章の用途に合うかを見ます。
OpenAIの公式プロンプト案内も、目的や文脈、成果物を伝えて結果を調整する考え方を説明しています。OpenAI：Prompting
実例1：社内案内は、行動を先に伝える
以下の二つは、説明用に編集部が作った文章です。特定のAIが実際に生成した出力ではありません。
社内案内の修正前
業務効率化を推進するうえで、生成AIを適切に活用することは非常に重要です。このたび、皆様の理解を深める機会として、社内研修を開催する運びとなりました。積極的なご参加をご検討いただけますと幸いです。
この文章には、参加するための日時や申込先がありません。敬語を柔らかくするだけでは、読者の疑問は解決しません。まず確認済みの情報を用意します。
架空の事実メモ
- 開催：10月20日、15時から16時
- 対象：営業部の希望者
- 内容：メールの下書きをAIで作り、送信前に確認する練習
- 申込：10月16日までに社内フォームから
- 社内案内用の文章。参加は任意
社内案内の修正後
10月20日15時から、営業部向けのAI研修を開きます。メールの下書きと、送信前の確認方法を1時間で練習します。参加を希望する方は、10月16日までに社内フォームからお申し込みください。
ここで直したのは、前置き、具体性、行動の順番です。実際の案内に使う場合は、社内フォームの場所と参加条件も確認してから添えます。架空の日付をそのまま自分の案内へ使わないでください。
実例2：メールは、丁寧さより先に約束を確かめる
メールの修正前
このたびはご連絡いただき、誠にありがとうございます。ご依頼の件につきましては、迅速かつ適切に対応させていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
丁寧には見えますが、何をするかが曖昧です。また、「迅速に対応する」が実際に約束できるか分かりません。
もし確認済みの事実が「依頼は受領した」「担当者へ確認する」「納期は未確定」だけなら、次のように整えられます。
メールの修正後
ご連絡ありがとうございます。ご依頼の内容を受け取りました。対応できる範囲と日程を担当者に確認し、改めてご連絡します。
これは編集部の架空例です。「明日までに回答します」などの期限は、守れると確認できた場合だけ追加します。自然さを出すために、サービス内容や納期まで補わないことが重要です。
言葉を短くした後も、相手に何を約束したことになるかを読み直してください。
実例3：抽象的な効果は、具体的な用途へ直す
「AIを活用すると、さまざまな業務の効率化が期待できます」という説明は、幅広い場面に当てはまる一方、何から始めるかが見えません。
たとえば、文章の目的が新人への使い方紹介なら、次のように具体化できます。
まずは、共有してよい短い会議メモから、決定事項と未決事項を分けてもらう使い方を試せます。担当者や期限は、元のメモと照合してください。
これは活用案であり、時間短縮を実測した文章ではありません。「作業時間を半分にできます」といった数値を、具体的に見せるためだけに足してはいけません。
コピペして使える、文章の編集依頼
次の文章を、［読み手］向けの［用途］として編集してください。目的は［してほしいこと］です。日付・数字・固有名詞・約束・未確定事項は変更しないでください。新しい事実や体験を追加せず、情報不足は確認事項として本文と分けて示してください。結論を先に置き、同じ説明の繰り返しと不要な前置きを減らしてください。語調は［丁寧で簡潔／親しみやすいがくだけすぎない］、長さは［目安］です。修正した本文と、意味が変わり得る箇所の確認事項を返してください。
［読み手］には「取引先」「社内の同僚」「初めて利用する人」のように書きます。長さは目安で、短くするために必要な注記まで落とさないよう確認します。
OpenAIの企業向けプロンプトガイドも、欲しい成果物と文脈を伝える考え方を案内しています。この記事のテンプレートは、それを仕事の編集に当てはめた提案です。OpenAI：ChatGPT Enterprise Prompting Guide
自分の文体の見本を使うときの注意
自分が書いた短い文章を見本にし、「語調と一文の長さを参考にして」と頼む方法もあります。そのときは、見本の内容を新しい記事の事実へ混ぜないよう伝えます。社外秘のメールや他人の個人情報は、そのまま入力しないでください。
ChatGPTの公式資料には、カスタム指示や、ChatGPT Work webの文体設定も案内されています。利用できる機能はアカウントや環境で異なります。接続しただけで文体設定が完了するとは限りません。OpenAI：Personalize ChatGPT
まずは設定を増やす前に、短い見本と用途を示し、本文の一段落を編集するところから試せます。
最後の確認は、声に出す前に事実から
完成稿を確認するときは、元のメモと照らして日付、金額、対象者、依頼内容、約束を見ます。次に、読み手が取る行動が分かるか、固有名詞や専門用語に説明が必要かを確かめます。
その後、声に出して読むと、息が続かない長文や同じ語尾の繰り返しを見つけやすくなります。これは編集の工夫であり、必ず自然さを測れる検査ではありません。
すべての文章をくだけた調子にする必要もありません。契約に関わる連絡、障害報告、謝罪などは、必要な条件と組織の表現ルールを優先してください。
今日試すなら、冒頭の一段落だけを直す
最近AIに書いてもらった文章を一つ選び、「何をしてほしいか」「残す事実は何か」をメモしてから、冒頭だけ編集してみましょう。意味を保ちながら読みやすくなったか、元文と比較します。
社外メールの確認は送信前の事実・約束・宛先チェック、依頼の組み立て方はプロンプトの基本と改善例で詳しく紹介しています。
公式情報源と確認日
確認日：2026年10月13日。修正前後の文章とテンプレートは編集部が作成した架空例です。特定モデルでの改善率や、文体判定の結果を実測したものではありません。